Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen ger dig en unik insyn i kommunens verksamhet.

Enligt offentlighetsprincipen har du bland annat rätt att ta del av kommunala handlingar som till exempel protokoll och skrivelser till och från kommunen.

Syftet med offentlighetsprincipen

Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstepersoner sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten.

Denna rättighet har funnits i Sverige sedan 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Den här texten beskriver vilka rättigheter du har som kommuninvånare, men offentlighetsprincipen gäller naturligtvis för all offentlig verksamhet i Sverige.

Vad är en allmän handling?

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det ett pappersdokument, till exempel ett brev, protokoll, beslut eller liknande.

Det kan också handla om e-post, video eller annan typ av data som lämnas till kommunen.

Enligt lagen är en handling allmän:

• när den är förvarad hos kommunen
  
• när den är inkommen till kommunen eller upprättad där

Internt arbetsmaterial och hemliga handlingar

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstepersoners interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda (hemliga) är offentliga och då har du rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

Syftet med sekretessen kan vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör exempelvis socialtjänsten.

En särskild lag, offentlighet- och sekretesslagen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster., anger vilka uppgifter som kan omfattas av sekretess. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna.

Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" så kanske ändå inte innehållet bedöms omfattas av sekretess, om inte lagen medger det.

Om kommunen av någon anledning inte vill lämna ut en handling för att den är sekretessbelagd har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste hålla de allmänna handlingarna ordnade så att man lätt kan hitta dem. Om handlingen är av ringa värde behöver kommunen inte hålla den ordnad.

De allmänna handlingarna i Grästorps kommun förvaras på olika ställen beroende på vilken verksamhet de tillhör. Om du är osäker på vart du ska vända dig, kontakta Medborgarkontoret.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.

För att kommunen ska kunna göra en sekretessprövning kan det ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och vad de ska användas till.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". Det innebär att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen, men personalen har också rätt till en skälig tid för att ta fram handlingar.

Om det inte är självklart att uppgifterna i handlingen är allmänna eller kan omfattas av sekretess måste viss tid ges för kommunen att göra denna bedömning.

Får jag ta med handlingarna hem?

Du kan läsa handlingarna på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige i varje kommun bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar.

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av en handling tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen (JO).

Mer att tänka på

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post, och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra om inte uppgifterna omfattas av sekretess.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstepersoner eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.

Om du har skickat en handling till kommunen kan du inte ångra dig, begära att få tillbaka handlingen etc.

Dataskyddsförordningen, GDPR

Dataskyddsförordningen, även kallad GDPR, har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks i samband med behandlingen av personuppgifter.

Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.